Lo studio legale DLA Piper ha deciso di presentare un contributo alla consultazione dell’autorità italiana per la protezione dei dati, il Garante, sulla conservazione dei metadati delle e-mail dei dipendenti.
Con un’iniziativa che ha suscitato ampi dibattiti e critiche, l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ha adottato delle linee guida che modificano il modo in cui le aziende gestiscono i metadati delle e-mail sul posto di lavoro.
Il cambiamento ha riguardato una pratica comune tra i datori di lavoro: la conservazione di metadati dettagliati delle e-mail dei dipendenti, tra cui l’ora, il mittente, il destinatario, l’oggetto e la dimensione dei messaggi. In base alle nuove linee guida, le aziende sono state limitate a conservare queste informazioni per non più di sette giorni, con una potenziale estensione di sole 48 ore se possono presentare una necessità documentata e giustificata. Questa decisione rappresenta una svolta significativa rispetto alle norme da sempre rispettate dai fornitori di servizi cloud e software, abituati a conservare i dati a tempo indeterminato.
Le linee guida mirano a bilanciare i rigorosi diritti alla privacy con le esigenze operative delle aziende, un compito che si sta rivelando controverso. Pur mirando a proteggere la privacy dei dipendenti, queste norme hanno introdotto un complesso livello di sfide per le aziende, in particolare per quelle coinvolte in settori in cui l’accessibilità dei dati può essere cruciale, come le controversie legali e le misure di sicurezza.
In seguito a diversi rilievi, il Garante ha sospeso l’applicabilità delle proprie linee guida e ha pubblicato una consultazione sulla questione per raccogliere i feedback delle parti interessate. Tuttavia, diverse aziende non hanno voluto contribuire attivamente alla consultazione per il rischio di essere successivamente indagate dall’autorità italiana per la protezione dei dati.
Per assistere i nostri clienti, DLA Piper ha creato un team di avvocati specializzati in privacy, diritto del lavoro e diritto penale che ha redatto il Contributo di DLA Piper alla Consultazione del Garante sui metadati.
Vi invitiamo a prenderne visione e a farci sapere i vostri commenti: speriamo che lo troviate utile e che il Garante tenga conto delle nostre osservazioni nel rivedere le sue linee guida sulla conservazione dei metadati.
Hanno partecipato al contributo i seguenti professionisti dello studio legale DLA Piper: partner Giulio Coraggio, Giampiero Falasca e Raffaella Quintana, associate Emma Benini, Francesca Cannata, Giorgia Carneri, Cristina Criscuoli, Nicola Di Iorio, Alessandra Giorgi, Federico Lucariello, Antonio Orsini e Matteo Pace, e trainee Matteo Antonelli e Matteo Nicolì.
