L’Ufficio dell’Unione Europea per la proprietà intellettuale (EUIPO) ha rinnovato le disposizioni che disciplinano l’impiego degli strumenti di intelligenza artificiale generativa da parte del proprio personale. Con la Comunicazione n. 1/2026 e firmato dal direttore esecutivo João Negrão, sostituisce integralmente le indicazioni adottate nel 2023 e nasce dall’esigenza di adeguare le prassi operative dell’Ufficio all’AI Act e agli orientamenti elaborati dalla Commissione europea sul tema.
Un quadro più dettagliato per l’uso quotidiano dell’IA
La nuova comunicazione dettaglia in particolare i criteri per la formulazione dei prompt e sulla gestione dei flussi di informazioni, con una classificazione che distingue quattro livelli di dati trattabili: pubblici, riservati, confidenziali e segreti. Questa segmentazione serve a stabilire, caso per caso, quali contenuti possano essere inseriti in un sistema di GenAI e quali invece debbano restarne esclusi per ragioni di sicurezza o di tutela della riservatezza. Un’attenzione particolare è riservata ai dati personali e sensibili, per i quali l’Ufficio richiede misure di protezione rafforzate.
L’essere umano resta al centro del processo decisionale
Il principio guida dell’intera comunicazione è quello del controllo umano costante, spesso sintetizzato con l’espressione “human in the loop“. L’intelligenza artificiale viene presentata non come un sostituto delle competenze professionali del personale, ma come uno strumento di supporto per aumentare produttività ed efficienza nei processi d’ufficio.
Da questo principio discende una conseguenza giuridica precisa: la responsabilità sui contenuti prodotti o elaborati con l’ausilio dell’IA resta sempre in capo a chi li utilizza, mai allo strumento stesso. Per questo motivo gli esaminatori e il personale in generale sono chiamati a sottoporre ogni output generato a una verifica critica prima di utilizzarlo o diffonderlo, controllando in particolare:
- l’attendibilità fattuale dei contenuti, per scongiurare il rischio delle cosiddette “allucinazioni” dei modelli;
- l’assenza di pregiudizi o distorsioni nelle risposte fornite dal sistema;
- la compatibilità con la normativa sul diritto d’autore;
- la correttezza giuridica delle decisioni finali, che resta sempre una prerogativa e una responsabilità umana.
Una scelta coerente con la strategia digitale dell’Ufficio
L’aggiornamento delle linee guida non è un intervento isolato, ma si inserisce in un percorso più ampio di governance dell’intelligenza artificiale che l’EUIPO ha avviato nell’ambito del proprio Piano strategico 2030. In questa cornice rientra anche l’obbligo, già introdotto nel 2025, di completare il corso di formazione “AI Driving Licence” per tutto il personale di nuova assunzione, segno di un investimento continuo nello sviluppo delle competenze digitali interne.
Perché la revisione arriva proprio ora?
Il tempismo dell’intervento non è casuale. Con l’entrata in vigore progressiva delle disposizioni dell’AI Act, le istituzioni e gli organismi dell’Unione Europea sono chiamati a dimostrare, prima ancora dei soggetti privati, di saper applicare al proprio interno i principi di trasparenza, sicurezza e supervisione umana che il regolamento richiede agli operatori del settore. L’EUIPO, in quanto ente che tratta quotidianamente informazioni sensibili legate a marchi, disegni e modelli, ha quindi scelto di formalizzare regole interne più stringenti, anche come modello di riferimento per altre amministrazioni pubbliche che si trovano ad affrontare la stessa transizione tecnologica.
