Conservazione dei metadati delle e-mail dei dipendenti: il Garante avvia una consultazione pubblica e sospende l’efficacia delle linee guida

A seguito dell’emanazione delle controverse linee guida su “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” (“Linee Guida”), lo scorso 27 febbraio il Garante per la protezione dei dati personali ha avviato una consultazione pubblica, differendo anche l’efficacia delle Linee Guida.

Lo scopo della consultazione pubblica è quello di acquisire osservazioni e proposte dalle parti interessate riguardo a due aspetti principali:

• la congruità del termine di conservazione dei metadati, generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento delle e-mail e relativi alle operazioni di invio, ricezione e smistamento; e
• le possibili forme e modalità di utilizzo di tali metadati, che ne renderebbero necessaria una conservazione superiore a quella indicata nelle Linee Guida, vale a dire oltre il termine di 7/9 giorni dalla raccolta dei metadati.

La consultazione durerà 30 giorni – ovvero fino al 28 marzo 2024 – e consentirà a datori di lavoro pubblici e privati, esperti della disciplina di protezione dei dati e a tutti i soggetti interessati di inviare al Garante le proprie osservazioni, informazioni e proposte in relazione alle Linee Guida.

A seconda delle osservazioni ricevute, il Garante potrà decidere di fornire chiarimenti o di modificare il contenuto delle Linee Guida. In tal caso, il termine iniziale di efficacia delle Linee Guida sarà rinviato fino all’adozione di tali chiarimenti o modifiche.

Al contrario, qualora il Garante decida di non emanare ulteriori indicazioni a seguito della consultazione, le Linee Guida diventeranno applicabili 60 giorni dopo la scadenza del termine della consultazione pubblica, vale a dire dal 27 maggio 2024.

DLA Piper ha deciso di partecipare alla consultazione per rappresentare gli interessi dei propri clienti, qualora voleste partecipare al contributo dello studio, potete scrivere a giulio.coraggio@dlapiper.com

Per saperne di più sulle Linee Guida puoi leggere l’articolo: “Il Garante Privacy limita a 7 giorni la conservazione dei metadati delle email dei dipendenti”.