Indagini ai sensi della legge sull’IA: come gestire le prime richieste di informazioni

Sono iniziate le indagini relative alla legge sull’IA, con la Commissione europea che ha esercitato per la prima volta i propri poteri esecutivi per ordinare ai principali sviluppatori di IA di fornire dettagli sulle loro pratiche in materia di sicurezza informatica, sicurezza e diritti d’autore tramite richieste di informazioni.

La questione non riguarda solo gli sviluppatori, poiché a breve inizieranno le indagini su qualsiasi azienda che utilizzi sistemi di intelligenza artificiale. Il modo in cui un’azienda risponderà a quella prima lettera sta per diventare il momento decisivo della sua conformità in materia di IA, poiché la risposta non è un semplice esercizio di documentazione, ma la mossa iniziale di una difesa.

L’applicazione della legge ha smesso di essere teorica, poiché le disposizioni dell’AI Act che la rendono possibile sono entrate in vigore il 2 agosto 2026.

Perché le indagini relative all’AI Act coinvolgono anche le aziende che utilizzano solo l’IA

Il malinteso più diffuso che riscontro è che l’AI Act regoli solo gli sviluppatori e che tutti gli altri possano attendere l’arrivo delle scadenze differite.

L’AI Act non disciplina solo gli sviluppatori, poiché impone una serie di obblighi anche ai gestori, ovvero a qualsiasi azienda che utilizzi sistemi di IA nelle proprie operazioni, e tali obblighi non sono stati rinviati. Ciò che è stato rinviato riguarda alcune parti del regime ad alto rischio e non il quadro normativo nel suo complesso, e certamente non i poteri di applicazione che sono entrati in vigore all’inizio di agosto 2026. Gli obblighi di trasparenza riguardano una vasta gamma di organizzazioni, e la posizione di un’azienda che personalizza, riqualifica o rinomina un sistema è ancora più scomoda, poiché tale attività può riclassificare un utilizzatore come fornitore, con la conseguente serie di obblighi più onerosi che ne deriva. Considerare il ruolo di utilizzatore come uno scudo non funziona, perché l’obbligo segue il sistema fino all’utente.

La risposta è già contenuta nella bozza

C’è un aspetto del quadro di applicazione dell’AI Act che la maggior parte delle organizzazioni non ha ancora interiorizzato, e che cambia completamente la natura dell’esercizio, poiché la responsabilità non ha inizio con la sostanza di ciò che un’azienda ha fatto con il sistema. Rifiutarsi di rispondere a una richiesta di informazioni, rispondere in modo inadeguato o ostacolare una verifica è di per sé sanzionabile, il che significa che una lettera che sembra una richiesta di documenti è in realtà l’apertura di un fascicolo, e tutto ciò che viene prodotto in risposta ne diventa parte integrante.

Ecco perché rispondere a una richiesta di informazioni non è semplicemente una questione di fornire specifiche tecniche che saranno gestite dal team IT. La risposta deve essere redatta tenendo conto delle ragioni alla base della richiesta e nell’ambito di una strategia difensiva concordata fin dall’ e, poiché l’autorità non sta raccogliendo documenti fine a se stessi, ma sta valutando una potenziale contestazione, e una risposta che ignora tale potenziale contestazione tende a confermarla.

Nella mia esperienza, questo è il momento in cui si decide l’esito finale di una controversia, poiché tutto ciò che segue si basa su ciò che si è detto la prima volta, e nessun chiarimento successivo può mai riparare completamente a una risposta data troppo in fretta.

Cosa ci hanno già insegnato le indagini sulla privacy

Nulla di tutto ciò è senza precedenti, poiché le autorità di protezione dei dati seguono questa strategia da anni e le aziende che hanno subito un’ispezione sulla privacy ne riconoscono immediatamente i meccanismi. Qualche tempo fa ho scritto su come prepararsi alle ispezioni a sorpresa in materia di privacy ai sensi del GDPR, e tre delle lezioni tratte da quell’esperienza si applicano direttamente alle indagini previste dall’AI Act.

La prima riguarda la responsabilità, poiché in un regime basato su tale principio la parte indagata deve dimostrare di aver agito come previsto, il che amplia la portata di qualsiasi indagine ben oltre la specifica domanda posta e trasforma l’assenza di documentazione in una prova di per sé piuttosto che in un fatto neutro.

La seconda riguarda il segreto professionale, poiché in giurisdizioni come quella italiana il segreto professionale non costituisce un limite sostanziale alle indagini, e gli scambi interni tra dipartimenti, o in alcune circostanze anche con consulenti esterni, possono essere utilizzati per contestare la posizione di un’azienda; ciò significa che il modo in cui un’organizzazione documenta internamente i propri sistemi di IA è importante ben prima che qualcuno ne richieda la visione.

Il terzo aspetto, e quello che nella pratica causa la maggior parte dei danni, riguarda l’errore umano, poiché la fonte ricorrente di problemi in questi fascicoli sono i dipendenti che forniscono informazioni inesatte per il semplice desiderio di rendersi utili e di sentirsi importanti per un giorno; una risposta data in modo informale da qualcuno che non ha il quadro completo della situazione crea un problema che nessuna successiva revisione legale può risolvere.

La procedura che dovrebbe essere in atto prima dell’arrivo della lettera

La preparazione efficace è quella che non può essere improvvisata una volta che la scadenza è in corso, e assomiglia molto alla procedura interna che le organizzazioni mature hanno già in atto per le ispezioni sulla protezione dei dati, adattata a un’autorità di regolamentazione diversa e a una materia diversa.

Si inizia con l’individuazione dei referenti principali, non solo la persona responsabile della governance dell’IA ma anche il consulente legale esterno e un referente designato in ogni sede, insieme alle istruzioni per le persone che riceverebbero fisicamente una comunicazione, e con un percorso di escalation che garantisca che il responsabile legale e la direzione siano informati immediatamente, anziché dopo che qualcuno abbia già risposto.

Si prosegue con l’identificazione di chi è autorizzato a rispondere per conto dell’azienda, poiché una richiesta di informazioni che giunge a un team tecnico e alla quale si risponde semplicemente fornendo dettagli tecnici rappresenta la causa più comune di errori in questi casi, e le persone più adatte a spiegare come funziona un sistema sono raramente quelle più adatte a decidere cosa l’azienda debba dire al riguardo.

Ciò impone di sapere quali sistemi di IA siano effettivamente in funzione, compresi quelli integrati in software di terze parti relativi alle risorse umane, alle relazioni con i clienti, alla sicurezza e agli appalti che nessuno aveva classificato come intelligenza artificiale al momento dell’acquisto, nonché gli strumenti generativi che i singoli team hanno adottato di propria iniziativa, poiché un inventario redatto solo dopo l’arrivo di una richiesta risulta sia incompleto sia incoerente con qualsiasi dichiarazione successiva dell’azienda.

È necessario sapere cosa si sarebbe in grado di mostrare oggi, poiché il valore della documentazione è determinato dal fatto che essa esista al momento della richiesta e non dal fatto che possa essere ricostruita in seguito.

E richiede formazione, che è la parte che viene tralasciata, perché una procedura che nessuno ha provato è un documento piuttosto che una difesa, e le persone che saranno intervistate devono capire che dovrebbero rispondere alle domande di cui conoscono effettivamente la risposta, fare riferimento alle politiche e alle procedure interne laddove esistono, e astenersi dall’esprimere opinioni personali su questioni che in seguito saranno interpretate come la posizione dell’azienda.

Cosa succederà in seguito

Gli sviluppatori che hanno ricevuto le prime richieste le gestiranno con un consulente legale presente fin dal primo momento, e l’esito dipenderà da questioni di merito per le quali si preparano da anni.

Le organizzazioni che dovrebbero prestare attenzione sono quelle che hanno ritenuto che l’AI Act fosse un problema altrui, poiché il modello di applicazione che inizia con una lettera è quello utilizzato da ogni autorità di regolamentazione del settore digitale, e ha sempre inizio molto prima che si parli di una sanzione. Aspettare era una posizione difendibile finché l’applicazione rimaneva teorica, ma ha smesso di esserlo quando sono state inviate le prime lettere.

Comprendere la propria posizione di solito inizia con la mappatura dei sistemi di IA in uso, del ruolo che l’azienda ricopre in relazione a ciascuno di essi e della documentazione esistente al riguardo; si tratta di un’attività ben definita e notevolmente meno costosa rispetto alla raccolta delle stesse informazioni entro la scadenza di una richiesta.

Per facilitare la comprensione della questione, di seguito sono riportate le risposte ad alcune domande frequenti:

Cosa sono le indagini relative all’AI Act?

Si tratta dei procedimenti di applicazione della legge attraverso i quali la Commissione europea, l’Ufficio per l’IA e le autorità nazionali verificano la conformità all’AI Act, e in genere iniziano con richieste di informazioni in cui si chiede agli operatori di descrivere in dettaglio le loro pratiche, produrre documentazione e spiegare come funzionano i loro sistemi.

Un’azienda può essere sanzionata per il modo in cui risponde a una richiesta di informazioni?

Sì, poiché il rifiuto di rispondere, una risposta inadeguata o l’ostacolo a un’ispezione sono di per sé sanzionabili, indipendentemente dal fatto che la condotta sottostante relativa al sistema di IA risulti in violazione del regolamento.

Le indagini previste dall’AI Act riguardano le aziende che utilizzano esclusivamente sistemi di IA?

Sì. L’AI Act impone obblighi ai «deployer», ovvero alle organizzazioni che utilizzano sistemi di IA, e tali obblighi non sono stati rinviati; al contempo, un’azienda che personalizza, riqualifica o rinomina un sistema può essere riclassificata come «fornitore», con i conseguenti obblighi più onerosi.

Cosa è stato effettivamente rinviato?

I rinvii riguardano parti del regime ad alto rischio piuttosto che l’applicazione generale del regolamento, entrato in vigore il 2 agosto 2026 insieme ai poteri di esecuzione della Commissione e delle autorità nazionali.

Il segreto professionale costituisce una tutela nel corso di tali indagini?

Non nella misura in cui molte aziende presumono, poiché in giurisdizioni come l’Italia il privilegio non costituisce un limite sostanziale alle indagini, e le comunicazioni interne relative ai sistemi dell’azienda stessa possono finire per essere utilizzate per contestarne la posizione.

Chi dovrebbe rispondere a una richiesta di informazioni all’interno di un’azienda?

La risposta dovrebbe essere coordinata dal responsabile della posizione giuridica dell’azienda, con un contributo tecnico piuttosto che di redazione tecnica, poiché la risposta costituisce una prova e deve essere coerente con la strategia difensiva adottata sin dall’inizio.

In che modo un’azienda dovrebbe prepararsi alle indagini previste dall’AI Act?

Mappando i sistemi di IA in funzione, compresi quelli integrati in software di terze parti, identificando il ruolo che l’azienda ricopre per ciascuno di essi, stabilendo i referenti interni e il percorso di escalation, verificando che la documentazione che potrebbe essere richiesta sia già disponibile e formando le persone che potrebbero essere coinvolte.

Autore: Giulio Coraggio